Оснащение конференц-залов, минимальный набор, покупка оборудования

ОСНАЩЕНИЕ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА

Все предстоящие затраты по оснащению конференц-зоны нужно рассматривать в первую очередь как инвестиции в создание дополнительного источника доходов в будущем от его сдачи в аренду. С этой точки зрения необходимо выяснить, что требуется основному потоку клиентов, и создать гибкое решение, позволяющее проводить в одном и том же помещении мероприятия различных форматов — обучающие семинары, презентации, партнерские конференции, собрания акционеров и др., быстро перенастраивая оборудование. При таком универсальном варианте часть устройств стационарно размещается в помещениях, а оставшееся оборудование устанавливается и подключается по мере необходимости.

Что входит в "минимальный технический набор"?
Развитие информационных технологий приводит к тому, что с каждым годом уровень запросов растет, пользователям уже недостаточно простого комплекта «ноутбук + проектор + экран + микрофон + колонки». Клиенты могут попросить записать мероприятие, организовать трансляцию выступлений на дополнительном экране или подключить отдельный монитор для президиума. Давайте разберемся, что же необходимо в первую очередь, а какие возможности можно сделать опциональными.

Средства отображения информации в конференц-зал
В любом конференц-помещении прежде всего требуются средства отображения информации. Выбор конкретных устройств зависит от конфигурации зала и бюджета проекта; обычно используется хорошо зарекомендовавшая себя пара «проектор + экран». В конференц-залах в отличие от переговорных нередко требуется более мощный проектор, иногда (например, если зал очень широкий и длинный) помимо основного экрана устанавливаются дополнительные — чтобы зрителям, находящимся на последних рядах или боковых местах, было комфортно работать с визуальной информацией. Дополнительные дисплеи могут дублировать информацию или отображать справочные данные (расписание выступлений, статичные схемы и т. д.). Это могут быть жидкокристаллические или плазменные панели на подвижных стойках либо дополнительные экраны с проекторами, закрепленные под потолком.

Некоторые экраны могут усиливать падающий свет или повышать контрастность изображения для работы в сильно освещенном зале. В больших залах предпочтение следует отдавать моторизованным экранам — они автоматически убираются в корпус после работы. Конкретная конфигурация и расположение устройств отображения выбирается только после предварительного обследования помещения.

Звуковое оборудование в зал
Аналогично обстоит дело и со звуковым оборудованием. Участники конференции или семинара должны не только видеть, но и слышать доклады выступающих и дополнительные аудиоматериалы, причем слышать, не напрягаясь. Как правило, в конференц-залах и переговорных делают двойную звуковую систему. Первая часть — так называемая система public address, предназначенная для работы с проводными и радиомикрофонами, для озвучивания обычных аудио- и видеозаписей. Вторая часть — аппаратура для озвучивания материалов, записанных в современных звуковых стандартах: Dolby Digital, DTS и т. д. Материал, подготовленный организаторами, призван оказать определенное воздействие на публику, поэтому качество звука очень важно. С учетом того, что стоимость комплекта звукового оборудования Hi-End может варьироваться от нескольких тысяч до десятков тысяч долларов, к вопросу звукового оснащения необходимо подходить творчески, чтобы, с одной стороны, достаточно быстро окупить затраты, а с другой, чтобы не пришлось краснеть перед гостями за плохое качество звука.

Третья составляющая — источники информации. Клиенты должны иметь возможность подключить свои компьютеры или ноутбуки. Если гости принесли DVD, значит, необходим DVD-проигрыватель или компьютер, чтобы прочитать информацию на дисках. В конференц-зале обязательно должен быть набор устройств для чтения информации со всех возможных типов носителей, включая магнитофонные аудиокассеты и flash-карты.

Оборудование для протоколирования пока не входит в минимально необходимый комплект, но вскоре обязательно будет в него включено. На конференции или семинаре люди слушают доклады, смотрят иллюстрации к ним и хотят сохранить эту информацию в виде аудио- или видеозаписей.

Система коммутации в конференц-зал
Очень важной составляющей оснащения конференц-зала является система коммутации. Именно она отвечает за качество и правильность передачи видео- и звуковой информации, за удобство использования всего оборудования комплекса, за возможности его расширения и модернизации. Если комплекс достаточно сложен, применяется внешняя система управления. Она позволяет осуществлять коммутацию и настройку устройств с единого пульта (сенсорной панели или компьютера), не прибегая к сложным манипуляциям с множеством аппаратов. При выборе конкретной реализации основным критерием считается удобство работы участников мероприятий, чтобы им было понятно, как всей этой техникой пользоваться.

Как быстро можно научиться управлять мультимедийным залом
При наличии системы управления каждый, даже плохо знакомый с компьютером человек за десять минут может стать оператором! От пользователя требуется только нажать несколько кнопок на панели или пульте управления — и больше ничего! Все кнопки, отвечающие за определенные устройства, подписаны: «Компьютер», «Проектор», «Экран», «Микрофон». Нажатие кнопки может запускать запрограммированный сценарий: экран опускается в рабочее положение, проектор включается и начинает транслировать сигнал с выбранного источника.

Устройства управления могут также обеспечивать разные уровни доступа. Например, пульты и панели оператора конференц-зала обеспечивают управление всем установленным оборудованием, а для докладчика доступны лишь функции, относящиеся к управлению презентационными устройствами и освещением.

Есть ли принципиальные отличия в оснащении переговорных комнат?
Если зал вмещает порой более сотни гостей, переговорная комната рассчитана на 6—12 человек. В ней может не быть необходимости в микрофонах, но система озвучивания должна присутствовать — для таких источников сигнала, как колонки, усилитель (к которому подключается компьютер), DVD- или аудиопроигрыватель. Для отображения информации нужны проектор и экран. Можно использовать мобильный комплект, он более дешевый, но «съедает» площадь и без того небольшого помещения и ограничивает комфорт гостей: проектор необходимо где-то разместить, от него тянутся провода, перед экраном нельзя стоять…

Стационарная же установка при условии правильного проектирования никому не мешает. Например, проектор расположен в нише под потолком и «появляется» по требованию системы управления (иначе говоря, при нажатии кнопки), точно так же из ниши в потолке опускается экран. В нерабочем состоянии эти устройства не видны. Для небольших переговорных в качестве дисплеев нередко используются плазменные или жидкокристаллические панели.

Для озвучивания видеоматериала в переговорных, оснащенных проектором, иногда достаточно акустики самого проектора. Но отдельные кнопки для прослушивания аудиозаписей никогда не помешают (например, если проектор выключен). А в больших переговорных все же рекомендуется предусмотреть возможность использования хотя бы одного-двух микрофонов. Система коммутации и управления принципиально ничем не отличается и зависит только от функциональности всего аудиовизуального комплекса.

Как сделать, чтобы клиенты могли подключать свои устройства?
И в конференц-зале, и в переговорной необходимо обязательно предусмотреть подключение пользовательских источников. Существует большой выбор различных панелей или лючков с набором разъемов, которые незаметно встраиваются в различных точках зала: в стены, колонны, в пол, подиум, трибуну докладчика и т. д. Все они подсоединены через систему коммутации к устройствам отображения информации и звукового сопровождения.

Если конференц-зал используется как банкетный?
Когда банкетный зал не является полноценной концертной площадкой, никаких дополнительных устройств, кроме качественного проигрывателя, не требуется. Банкеты и фуршеты сопровождаются фоновой музыкой, а это значит, что должна быть возможность легко менять музыкальные диски. Нередко на банкетах нужны мобильные микрофоны — для ведущих, для желающих произнести тост или для тамады. Два-три радиомикрофона на банкетный зал не будут лишними. Этот же комплект микрофонов можно использовать во время проведения конференций для выступающих и вопросов из зала.

Система синхронного перевода
Потребность в таком оборудовании возникает при проведении в отеле международных мероприятий. Конечно, подобная система — вещь дорогая. Существуют стационарные (встроенные) и мобильные системы синхронного перевода. Стационарные обычно используются в конференц-отелях, где существует отдельный зал или залы для международных мероприятий. Эти залы постоянно востребованы — в противном случае приобретать встроенную систему просто не имеет смысла. Дело в том, что она сильно ограничивает функции зала — мебель с вмонтированным оборудованием (кресла с подключением наушников и т. п.) невозможно переставить.

Если услуга синхронного перевода востребована периодически, имеет смысл подумать о мобильном комплекте. Его достаточно подключить к общей звуковой системе зала, раздать гостям наушники — и можно начинать мероприятие. Мобильное решение стоит дороже, чем оборудование для стационарной системы. Вместе с тем стоимость проектирования и монтажа стационарной системы практически нивелирует разницу в цене. Использование мобильной системы предусматривает и более гибкий вариант: приобретается минимальное количество комплектов наушников, а дополнительные комплекты берутся в аренду при необходимости.

Чтобы заказать, купить оборудование в конференц-зал или получить консультацию
напишите на нашу почту gethall@mail.ru

 

© Copyright 2018
Cделано в wbstd
Спасибо, за вашу подписку!